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Frachtausschreibungen – Ein Kostensenkungsbaustein mit oft ungenutzten Potenzialen

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Frachtausschreibungen – Ein Kostensenkungsbaustein mit oft ungenutzten Potenzialen

Überblick über den Transportmarkt

Wie in vielen anderen Bereichen auch, nimmt die Marktmacht der großen Transportunternehmen stetig zu und kleinere Spediteure werden vereinnahmt, von „den Großen“ als Subspediteure eingesetzt oder haben eine Wettbewerbsfähigkeit durch Nischen hinsichtlich Branchen, Regionen oder kundenindividuelle Lösungen gefunden. Allen gleich ist jedoch, dass die Kostenstruktur grundsätzlich durch Fahrerpersonal, Zugmaschinen und Auflieger sowie einen entsprechenden Overhead für Planung, IT-Systeme und administrative Tätigkeiten geprägt sind. Hierbei gilt es Personal und Equipment unter Berücksichtigung von Lenk- und Schichtzeiten bestmöglich einzusetzen, was durch eine Bündelung der Transportvolumina mehrerer Kunden begünstigt wird, sofern die Relationen gut miteinander kombinierbar sind. Bereits aus diesen Rahmenbedingungen ergibt sich, dass ein Spediteur nicht für alle Kunden gleichermaßen geeignet ist.

Relevanz für Großkonzern und Mittelstand

Frachtkosten machen sowohl beim Großkonzern als auch beim Mittelständler einen relevanten Kostenblock mit direkter Ergebniswirksamkeit aus. Dementsprechend ist das Thema „Frachtausschreibung“ eines, dessen sich jeder annehmen sollte, zumal sich die grundsätzliche Frachtaufgabe bei allen ähnelt, jedoch branchen- bzw. verlader-individuell ausgeprägt sein kann. Allerdings sind die Transportvolumina in der Regel zwischen Großkonzern und Mittelstand unterschiedlich groß. Dementsprechend ist der Mittelständler oftmals nur „einer von vielen“ bei den großen Transportunternehmen, derer man sich jedoch in der Regel bedienen muss, um überregional sowie international ausliefern zu können. Wenn es also auf den ersten Blick nicht immer eine Verhandlung auf Augenhöhe ist - wie erkennen Sie, ob Ihre Ware zu einem angemessenen Preis transportiert wird? Wie lässt sich der Frachtpreis verbessern?

Alle (zwei) Jahre wieder

Idealerweise werden Verträge zur Durchführung von Transportleistungen zweijährig abgeschlossen und im selben Turnus ausgeschrieben. In der Praxis finden sich jedoch viele Verlader, die noch nie oder zuletzt vor vielen Jahren ausgeschrieben haben - die Frachtpreise blieben also konstant (hoch oder niedrig) bzw. wurden mit der Begründung von steigenden Personalkosten, Maut, Diesel o.ä. angepasst.

Auszuschreibendes Transportvolumen

Die Basis für eine Ausschreibung ist grundsätzlich das relationsbezogene Transportvolumen unter Angabe der spezifischen Anforderungen hinsichtlich Ware, Kunde und Zeit. In Verbindung mit den aktuellen Frachtpreisen ergibt dies die sogenannte „Baseline#AZ#, anhand derer auch die späteren Potenziale zu messen sind. Verlader, die nicht nur mit Fremdspediteuren, sondern auch mit eigenem Fuhrpark ihre Transporte erledigen, neigen oftmals dazu, nur einen Teil des gesamten Transportaufkommens auszuschreiben. Davon ist jedoch abzuraten, denn es mindert die Attraktivität der Ausschreibung und der Verlader nimmt sich die Chance, seinen Eigenfuhrpark hinsichtlich der Wettbewerbsfähigkeit zu bewerten - selbstverständlich unter Berücksichtigung eventueller strategischer Aspekte.

Einladung zur Ausschreibung: Wer und wie?

Es empfiehlt sich zu Beginn der Ausschreibung eine „Longlist“ potentieller Spediteure zu erstellen, die neben den Bestandsspediteuren auch neue „große und kleine“ Transporteure umfasst, um den Wettbewerb zu maximieren - je nach Branche und Region kommen hier ganz unterschiedliche Dienstleister in Frage. Damit der Wunsch einer größtmöglichen Teilnehmerzahl in Erfüllung geht, muss bereits im ersten Anschreiben an die potentiellen Dienstleister die Ernsthaftigkeit und Relevanz der Ausschreibung zum Ausdruck gebracht werden - dies geschieht im Rahmen eines sogenannten Request for Information (RFI), bei dem der Verlader das Ausschreibungsvorhaben hinreichend attraktiv beschreibt sowie die Dienstleister um Rückmeldung hinsichtlich Teilnahme und grundsätzlicher Unternehmensinformationen bittet.

Aufforderung zur Preisabgabe

Der Erfolg einer Ausschreibung hängt ganz entscheidend von der Transparenz ab, die dem Dienstleister gegenüber gegeben wird - alles, was dieser „nicht weiß#AZ#, wird mit einem Risikoaufschlag bewertet. Die für die Ausschreibung zu übergebende Information der Sendungsstruktur sollte also so detailliert und transparent wie möglich sein. Umgekehrt bedeutet dies jedoch auch eine hohe Anforderung an die spätere Auswertung der diversen Angebote. Standardisierte Templates zur Preisabgabe sind also ein Muss.

Erfolgsfaktoren für die Verhandlung

Nachdem die initialen Angebote bei Ihnen eingegangen sind, werden Sie gegebenenfalls ernüchtert sein: Die Preise sind in der Regel auf Bestandsniveau oder gar schlechter. Sie sind aber auch schlichtweg Kalkül der Dienstleister, die ausloten wollen, was preislich geht bzw. nicht geht. Um dem zumindest teilweise vorzubeugen, sind bereits im Vorfeld der Ausschreibung die Anzahl an Verhandlungsrunden anzugeben bzw. darauf hinzuweisen, dass nur ein Teil der Ausschreibungsteilnehmer zur späteren Verhandlung eingeladen werden.

Die Verhandlungsrunden sind also derjenige Teil des Ausschreibungsprozesses, der letztlich über die finalen Preise entscheidet. Je besser und zielgerichteter Sie dem Dienstleister darstellen können, wo er Stärken und Schwächen im Vergleich der übrigen Teilnehmer hat sowie mit ihm über mögliche Szenarien einer Teilvergabe diskutieren können, desto größer der Verhandlungserfolg.

Die Verhandlungen sollten von den operativ Verantwortlichen durchweg begleitet werden, jedoch ist die Verhandlungsverantwortung beim Einkäufer oder einem externen Berater zu empfehlen, damit die operative Zusammenarbeit nicht nachhaltig strapaziert wird.

Die Vergabe

Auf Basis der final vorliegenden Angebote empfiehlt sich die Bildung verschiedener Szenarien. Das kostengünstigste Szenario wäre das sogenannte „Cherry Picking#AZ#, bei dem immer die günstigste Relation gewählt wird. Dieses Szenario ist in der Praxis jedoch meistens untauglich, da die Transportvolumina für die jeweiligen Spediteure keine hinreichende Relevanz hätten. Also stellt sich vielmehr die Frage, auf wie vielen und welchen Schultern das Transportvolumen zu verteilen ist – und zwar in Abhängigkeit von Kosten, Qualität und Abhängigkeit. Auch sind die operativen Prozesse sowie Kommunikationskanäle zu berücksichtigen, die ein Dienstleister bietet, um den eigenen administrativen Aufwand möglichst gering zu halten.

Für die Vertragsgestaltung sollte auf bewährte Vorlagen zurückgegriffen werden, die auch Regelungen zu Diesel-Floater, Nebenkosten, Service-Level, etc. umfassen.

Potenzialeinschätzung - lohnt sich der Aufwand?

Kurz: Ja, es lohnt sich. Sowohl die internen Kosten als auch die einer externen Unterstützung haben in der Regel einen ROI zwischen 0,5 - 1,0 Jahre. Erfahrungsgemäß lassen sich durch eine Ausschreibung jährliche Einsparungen in Höhe von 5% bis 20% erzielen. Für solche Unternehmen, die zuvor noch keinen Ausschreibungsprozess durchgeführt haben, erfolgt zudem ein sehr hoher Lernprozess, sodass Folge-Ausschreibungen einen niedrigeren Aufwand bedeuten und lediglich ein Coaching sowie die Nutzung von etablierten Tools für den gewünschten Erfolg erforderlich sind.

Ein Beitrag von Sebastian Mostertz (MatrixPartner)