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Strategieorientierte Personalbedarfsplanung

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Strategieorientierte Personalbedarfsplanung

Die demografische Entwicklung stellt viele Unternehmen vor neue Herausforderungen. Neue Strategien sind gefragt, um die eigenen Beschäftigten nachhaltig und langfristig entwickeln und fördern zu können. Die Entwicklung am Arbeitsmarkt ist geprägt durch Fachkräfte-mangel und neue Generationen von zukünftigen Mitarbeitern. Zum einen stellt dies Anforderungen an das Recruiting zur Gewinnung neuer Mitarbeiter, zum anderen aber auch an die Fähigkeit des Unternehmens, Mitarbeiter in Arbeitsprozesse und in die Unternehmenskultur zu integrieren, diese zu binden und zu fördern.

Viele Personalabteilungen stellen sich diesen Aufgaben eher reaktiv und agieren punktuell und kurzfristig. Doch gerade hier bietet sich die Chance für die Personalabteilung, eine neue Form der Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und dem Management aufzubauen und damit aktiv die Weichenstellungen für die Zukunft des Unternehmens mit zu prägen. Der Schlüssel dazu ist ein integriertes Konzept für die Entwicklung des Personalbestands, abgeleitet aus einer fundierten, mittelfristigen Planung der Personalbedarfe. Richtig aufgesetzt kann dies die Basis für fast alle Prozesse in der Personalgewinnung und Personalentwicklung darstellen, vom Recruiting über das Nachfolgemanagement und die Talentförderung bis hin zur Ableitung von Qualifizierungsprogrammen für einzelne Mitarbeiter oder Beschäftigtengruppen. Im Folgenden wird beschrieben, wie über eine qualitative und quantitative Personalbedarfsplanung die Personalentwicklung im Unternehmen grundlegend verändert werden kann.

Der Prozess der qualitativen und quantitativen Personalbedarfsplanung läuft in insgesamt 8 Schritten ab. Dabei wird von der Definition der Strukturen (Jobfamilien und Qualifikationsstufen) über die Analyse der Ist-Situation sowie die Ermittlung der Personalbedarfe am Ende die Basis gelegt, um mit jedem einzelnen Beschäftigten ein Orientierungs- und Entwicklungsgespräch zu führen.

Innerhalb dieses Prozesses gibt es drei Haltepunkte, sogenannte Qualifikationszirkel, an denen der Personalbereich mit dem Management des Unternehmens die Personalbedarfsplanung und die Personalentwicklung in den Mittelpunkt einer strategischen Diskussion stellt. Im ersten Qualifikationszirkel wird mit dem Management des Unternehmens (Leiter der verschiedenen Fachbereiche) die Ist-Situation festgestellt, also der Personalbestand in die Matrix einsortiert. Bereits in diesem Schritt findet in der Regel eine qualitativ hochwertige Diskussion statt, da jede Führungskraft gezwungen ist, sich Gedanken über den Entwicklungsstand der Beschäftigten in seinem Fachbereich zu machen. Das Resultat ist eine vollständige Abbildung der Belegschaft des Unternehmens in der Planungsmatrix.

In einem zweiten Qualifikationszirkel werden die konkreten Auswirkungen der strategischen Einflussfaktoren auf den zukünftigen Personalbedarf diskutiert. Dabei versucht jeder Fachbereichsverantwortliche, eine Planung der zukünftigen Bedarfe aufgegliedert nach Jobfamilien und Qualifikationsleveln darzustellen. Als Ergebnis liegt eine detaillierte Personalbedarfsplanung (Horizont 3-5 Jahre) vor.

Im dritten Qualifikationszirkel wird das wichtigste Fundament für die nachfolgende individuelle Umsetzung der Personalentwicklungsmaßnahmen gelegt. Dabei wird die Deltaanalyse diskutiert und geeignete Maßnahmen zur Schließung der Deltas festgelegt.

Die Diskussion findet auf Level der Jobfamilien und Qualifikationsleveln statt. Zur Festlegung der jeweiligen Maßnahmen können aber bereits auch konkrete Mitarbeiter betrachtet werden. Als Ergebnis werden Festlegungen getroffen:

  • zur Qualifizierung im Job zur Erlangung höherer Qualifikationsstufen.
  • zur Umqualifizierung auf ein anderes Job-Profil (Basis für Talent und Nachfolgemanagement)
  • zur Deckung von Personalbedarfen durch externes Recruiting (oder Planung von Ausbildungsgängen und Übernahmequoten).
  • und ggf. zum Abbau von Beschäftigten, deren Profile in Zukunft wegfallen und für die keine geeignete Qualifizierung möglich ist.

Dieser Prozess wirkt auf den ersten Blick aufwändig und ressourcenintensiv. Unsere Erfahrungen zeigen aber, dass es sich für jedes Unternehmen lohnt, eine strukturierte und intensive Diskussion über die Personalstruktur der Zukunft zu führen. Nur so kann verhindert werden, dass Personalleitung und Management im Bereich der Personalplanung und Personalentwicklung auf nicht vorhergesehene und kurzfristige Entwicklungen reagieren müssen und damit eine mittelfristige und an der Unternehmensstrategie orientierte Personalentwicklung nicht stattfindet.

MatrixPartner unterstützt Sie in der Konzeption und Umsetzung einer aussagefähigen und qualifizierten Personalplanung und damit einer systematischen und nachhaltigen Entwicklung Ihrer Beschäftigten und Ihres Unternehmens.

Ein Beitrag von Hans Peter Günter (MatrixPartner)